Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt op 15 oktober 2026
Als u via deze website een zaal aanvraagt of een vraag stelt, krijgen we gegevens van u. Hier leest u welke gegevens dat zijn, wat we ermee doen, hoe lang we ze bewaren en wat u kunt doen als u wilt weten wat we van u hebben.
Wie we zijn
Zalen in Haarlem is de zaalverhuur van Café XO (Grote Markt 8, 2011 RD Haarlem) en Café Studio (Grote Markt 25, 2011 RC Haarlem). Uw aanvraag wordt behandeld door het café waar de zaal bij hoort; dat café is verantwoordelijk voor wat er met uw gegevens gebeurt. Vragen over privacy stelt u via info@xo-haarlem.nl of 023 5511 350.
Welke gegevens en waarvoor
Een zaal aanvragen
In het aanvraagformulier vult u uw naam, e-mailadres, eventueel uw telefoonnummer, de zaal, de datum en tijden, het aantal gasten, het soort feest en uw wensen in. Dat komt als e-mail bij ons team binnen, zodat we uw aanvraag kunnen bespreken en een voorstel kunnen doen. Op de website zelf wordt het niet bewaard.
Komt er geen boeking van, dan verwijderen we uw aanvraag uiterlijk een jaar nadat we hem hebben afgehandeld. Komt er wel een boeking, dan maken we een offerte in het systeem van het café. Die is zichtbaar voor het personeel dat die dag werkt en wordt twee jaar na de datum van het feest automatisch verwijderd. Facturen bewaren we zeven jaar, omdat de belastingwet dat vraagt.
Een vraag stellen
Via het contactformulier op de FAQ stuurt u ons uw naam, e-mailadres, eventueel uw telefoonnummer en uw vraag. We gebruiken dat alleen om u te antwoorden en verwijderen het uiterlijk een jaar nadat uw vraag is afgehandeld.
Stuurt u ons een bericht via WhatsApp, dan gelden daarvoor ook de voorwaarden van WhatsApp (Meta). We gebruiken uw nummer en bericht alleen om u te antwoorden.
Wat we vastleggen als u de website bezoekt
- Hosting. De website draait bij Cloudflare. Om de site veilig en bereikbaar te houden, ziet Cloudflare technische gegevens zoals uw IP-adres en uw browser.
- Google Tag Manager. Via Cloudflare wordt Google Tag Manager geladen. Daar staan op dit moment geen meet- of advertentietags in en Google plaatst geen cookies. Wel maakt uw browser verbinding met Google en bewaart hij een technische waarde (
_gcl_ls) in de lokale opslag. Gaan we ooit wel meten of adverteren, dan passen we deze verklaring aan en vragen we vooraf uw toestemming waar dat nodig is. - Ingesloten onderdelen. De letters op de site komen van Google Fonts en de kaart op de homepage van Google Maps. Uw browser haalt die rechtstreeks bij Google op, waardoor Google uw IP-adres ziet.
- Lokale opslag. Uw browser onthoudt of u de melding onderaan hebt weggeklikt (
cookieOk) en of u de zaalzoeker al hebt gezien (finderSeen). We plaatsen zelf geen tracking-cookies.
Op welke grond
We verwerken uw gegevens omdat u ons om een voorstel of antwoord vraagt en omdat dat nodig is om een afspraak met u te maken (een zaalhuur), omdat de wet het vraagt (facturen), of omdat we de website veilig en werkend willen houden (ons gerechtvaardigd belang).
Wie uw gegevens nog meer ziet
We verkopen uw gegevens nooit. Wel werken we met een paar diensten die gegevens voor ons verwerken:
- Cloudflare, voor de website en de opslag van onze werkplek-app;
- Resend, dat de berichten uit de formulieren als e-mail bij ons bezorgt;
- Formspree, alleen als reserve: lukt het versturen via Resend niet, dan gaat uw aanvraag via Formspree, zodat hij niet verloren gaat;
- onze e-mailprovider, waar de e-mails binnenkomen;
- Anthropic, alleen als we een papieren offerte automatisch laten uitlezen in plaats van hem over te typen.
Sommige van deze diensten zitten (ook) buiten de Europese Unie, vooral in de Verenigde Staten. Dan gelden de afspraken die de AVG daarvoor eist, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Hoe we uw gegevens beschermen
De website en de formulieren werken alleen via een beveiligde verbinding (https). In de werkplek-app van de cafés kan alleen ingelogd personeel bij offertes, en gegevens die we niet meer nodig hebben verdwijnen automatisch na de termijnen hierboven. We nemen geen besluiten over u die alleen door een computer worden genomen.
Uw rechten
U mag vragen welke gegevens we van u hebben, ze laten verbeteren of verwijderen, de verwerking laten beperken, bezwaar maken en uw gegevens in een gangbaar bestand meekrijgen. Mail daarvoor naar info@xo-haarlem.nl. We reageren binnen een maand. Bent u het niet eens met hoe we met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, maar we horen het liever eerst van u.
Wijzigingen
Verandert er iets aan hoe we met gegevens omgaan, dan passen we deze verklaring aan. Bovenaan staat wanneer dat voor het laatst is gebeurd.